Vesiosuuskunta Suoni asiakas- ja jäsenrekisterin tietosuojaseloste

1 Yleistä

Vesiosuuskunta Suoni (jäljempänä ”Osuuskunta”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita Osuuskunta kerää asiakas- ja jäsenrekisteriinsä (jäljempänä ”Rekisteri”) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan kerättäviä henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä antaa yhteyshenkilömme Pertti Sandberg, ilmoitukset@vesiosuuskuntasuoni.net.

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista pyritään ilmoittamaan hyvissä ajoin etukäteen. Kehotamme tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuasi tiedon sitä koskevista muutoksista. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 24.10.2018.

Rekisterinpitäjä: Vesiosuuskunta Suoni

Osoite: c/o TiliLaine Oy
           Osuustie 1 C 1, 04600 Mäntsälä
           Y-tunnus: 1089693-6

Yhdyshenkilö tietosuojaa koskevissa asioissa: Pertti Sandberg

Sähköposti: ilmoitukset@vesiosuuskuntasuoni.net
 

2 Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään seuraavia osuuskunnan jäsenten ja asiakkaiden ja heidän edustajiensa henkilötietoja.

Asiakkaan tai jäsenen nimi, osoite, puhelinnumero(t), sähköpostiosoite ja asiakasnumero. Rekisteriin sisältyy myös tietoja asiakkaan omistamasta kiinteistöstä kuten kiinteistörekisteritunnus ja kiinteistön osoite ja tietoja liittymätyypistä ja liittymisajankohdasta, liittymismaksuperusteista, vesimittari- ja tonttijohdoista ja vedenkulutuksesta sekä sopimuksiin liittyviä tietoja ja muita asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan antamia tietoja, jotka ovat tarpeellisia hänen pyytämänsä palvelun toteuttamiseksi.

Laskutusta, perintää, asiakkaan yksilöintiä ja muita asiakkuuden ja osuuskunnan jäsenyyden kannalta tarpeellisten tehtävien hoitamista varten voidaan käsitellä myös muita tietoja kuten asiakkaan henkilötunnus, syntymäaika, yhteyshenkilöiden tai edunvalvojien nimet ja yhteystiedot, pankkiyhteystiedot ja viranomaisilta ja julkisista rekistereistä saatavia tietoja sekä tietoja osuuskunnan edustajien kanssa käydyistä puhelinkeskusteluista ja muusta viestinnästä. Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on kohdassa 4 mainittujen tehtävien hoitamiseksi tarpeellista.
 

3 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin kuuluvia henkilötietoja saadaan seuraavista lähteistä: ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään (esim. jäseneksi liittymisen ja liittymissopimuksen solmimisen yhteydessä, mittarinlukukortista saadut henkilötiedot, yhteydenottopyynnöt verkkosivujemme kautta) ja edustamasi yrityksen ja Osuuskunnan välisistä asiakassopimuksista. Lisäksi saamme tietoja väestörekisterikeskuksesta sekä muilta asiakassuhteen hoitamiseen liittyviltä yhteistyökumppaneilta tai palveluista (esim. kiinteistö- ja rakennusrekisteri, maistraatti).
 

4 Henkilötietojen käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset

Henkilötietojen käsittelyn peruste on joko rekisteröidyn jäsenyyden ja/tai asiakkuuden hoitamiseen liittyvä sopimussuhde tai lakimääräinen velvoite hoitaa vesi- ja viemärilaitostoimintaa tai osuuskunnan toimintaa lakien ja viranomaismääräysten mukaisesti.

Emme jatkokäsittele henkilötietoja muihin kuin tässä selosteessa todettuihin tarkoituksiin.
 

5 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, mutta niitä voidaan siirtää Osuuskunnan yhteistyökumppaneille ja alihankkijoille. Tällä hetkellä yhteistyökumppaneitamme ovat: Nivos vesi Oy laskutus, hälytykset, vesijohtovaurioiden korjaus, TiliLaine Oy laskutus, kirjanpito, jäsen- ja asiakasrekisterin ylläpito. Ropo Capital Oy perintä, Virtek Oy verkoston huolto- ja kunnossapito.

Yhteistyökumppanimme ja alihankkijamme voivat käsitellä henkilötietoja vain lukuumme suoritettavia asiakassuhteen tai osuuskunnan jäsenyyden hoitamiseen tai ylläpitoon liittyviä tehtäviä varten. Varmistamme, että yhteistyökumppanimme eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.

Voi myös olla tarpeen jakaa henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.
 

6 Henkilötietojen siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ellei se ole palvelun toteuttamisen takia tarpeellista. Jos henkilötietoja siirretään EU- tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, käytetään henkilötietolainsäädännön mukaisia Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita.
 

7 Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet

Henkilötietoja säilytetään Rekisterissä niin kauan kuin asiakassuhde tai osuuskunnan jäsenyys ovat voimassa. Asiakassuhteen tai jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään 10 vuoden ajan. Henkilötietoja voidaan joutua säilyttämään myös tätä kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai Osuuskuntaa sitovat sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Poistamisen sijasta voidaan vaihtoehtoisesti valita myös tietojen anonymisointi, jolloin jotkut tiedot jäävät Rekisteriin, mutta kaikki linkitykset tietoon liittyvään henkilöön poistetaan.
 

8 Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojen käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojen poistamista. Osuuskunnalla on kuitenkin oikeus olla poistamatta tietoja, jos niiden säilyttäminen on tarpeen esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai sopimusvelvoitteen todentamiseksi;
  • vastustaa henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Osuuskunnan oikeutettu etu;
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity itse on toimittanut kyseiset henkilötiedot Osuuskunnalle, kyseisiä henkilötietoja käsitellään sopimuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.

Yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tulee esittää Osuuskunnalle tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot -kohdan mukaisesti. Osuuskunta voi pyytää tarkentamaan pyyntöä kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Osuuskunta voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että henkilötietoja ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 0521 Helsinki

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6.krs. 00520 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Sähköposti: tietosuoja@om.fi
 

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalista aineistoa säilytetään lukituissa tiloissa. Digitaalisesti käsiteltävät tiedot on suojattu ja tallennettu tietoturvallisesti. Rekisterin tietoihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.
 

10 Yhteydenotot

Yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse yhdyshenkilöllemme tietosuoja-asioissa Pertti Sandbergille osoitteeseen ilmoitukset@vesiosuuskuntasuoni.net tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Vesiosuuskunta Suoni
c/o TiliLaine Oy
Osuustie 1C1
04600 Mäntsälä

Tietosuojaseloste